Dokumente digitalisieren lassen in Tübingen

Wenn Papierbestände unübersichtlich werden

Nicht jedes Digitalisierungsprojekt beginnt mit einem großen Archivkonzept. Häufig gibt es zunächst einen ganz einfachen Anlass: Ein Büro soll neu geordnet werden, ein Archivraum ist überfüllt, alte Bauunterlagen werden wieder benötigt oder Unterlagen sollen langfristig gesichert werden.

Auch bei Standortwechseln, Umstrukturierungen, Platzmangel oder beschädigten Papierunterlagen kann es sinnvoll sein, wichtige Dokumente rechtzeitig digital zu sichern. Besonders bei Bauakten, Bestandsplänen, Protokollen, Verwaltungsunterlagen, technischen Dokumentationen oder historischen Unterlagen ist eine geordnete digitale Ablage hilfreich.

CopyWorld prüft mit Ihnen, welche Unterlagen digitalisiert werden sollen, welches Dateiformat sinnvoll ist und welche Struktur zu Ihrem Bestand passt. So entsteht Schritt für Schritt eine digitale Lösung, die zu Ihrem tatsächlichen Bedarf passt.

Welche Unterlagen wir digitalisieren

Wir digitalisieren verschiedene Arten von Dokumenten, Akten und Plänen, zum Beispiel:

• Baupläne, Bestandspläne, technische Zeichnungen und großformatige Unterlagen bis 152 cm Breite
• Aktenordner, lose Dokumente und gewachsene Papierbestände
• Verträge, Rechnungen, Schriftverkehr und Geschäftsunterlagen
• Unterlagen aus Verwaltung, Bildung, Forschung und Organisationen
• Bauakten, Genehmigungsunterlagen, Objektakten und Nachweise
• Projektordner, Prüfunterlagen, Dokumentationen und Protokolle
• Unterlagen aus Architektur-, Ingenieur- und Planungsbüros
• Vereinsunterlagen, Archivordner und historische Dokumente
• Urkunden, private Nachweise und wichtige persönliche Unterlagen

Ihre digitalisierten Dateien erhalten Sie je nach Wunsch als PDF, PDF/A, TIFF oder JPG. Auch eine Sortierung nach Ordnern, Projekten, Objekten, Jahren, Themen oder vorhandenen Ablagestrukturen ist möglich.

Digitalisierung für Einrichtungen, Büros und Organisationen

Für viele Einrichtungen und Büros in Tübingen ist Digitalisierung vor allem dann interessant, wenn Unterlagen nicht täglich genutzt werden, aber trotzdem zuverlässig verfügbar bleiben müssen. Das betrifft zum Beispiel Verwaltungen, Bildungseinrichtungen, Vereine, Organisationen, Kanzleien, Hausverwaltungen, Planungsbüros und Unternehmen mit älteren Aktenbeständen.

Gerade bei gewachsenen Papierarchiven ist am Anfang oft unklar, welche Unterlagen zuerst digitalisiert werden sollten. Deshalb muss nicht immer sofort der gesamte Bestand verarbeitet werden. Häufig ist es sinnvoller, mit wichtigen Ordnern, Bauakten, Projektunterlagen oder einem überschaubaren Teilbereich zu beginnen.

So bleibt der Aufwand planbar, die Kosten bleiben übersichtlich und die Digitalisierung kann später bei Bedarf erweitert werden.

Baupläne und große Formate scannen

Neben klassischen Dokumenten in DIN A4 und DIN A3 digitalisieren wir auch großformatige Pläne und Zeichnungen in den Formaten DIN A2, DIN A1 und DIN A0. Darüber hinaus können auch Sonderformate, überlange Pläne und individuelle Abmessungen bis zu einer Breite von 152 cm verarbeitet werden.

Dazu zählen unter anderem Baupläne, Lagepläne, Bestandspläne, Grundrisse, technische Zeichnungen, Projektpläne sowie ältere oder bereits mehrfach gefaltete Planunterlagen.

Gerade für Hausverwaltungen, Planungsbüros, Architektur- und Ingenieurbüros, Bauunternehmen, öffentliche Einrichtungen und Organisationen kann die Digitalisierung großer Planbestände eine erhebliche Erleichterung darstellen. Die Unterlagen lassen sich platzsparend archivieren, schneller auffinden, unkompliziert weitergeben und übersichtlich in bestehende Projekt-, Gebäude- oder Objektordner einordnen.

Die Ausgabe erfolgt je nach Bedarf als PDF, TIFF oder JPG. Auf Wunsch können die Dateien zusätzlich sinnvoll benannt, sortiert und nach Projekten, Objekten oder Planarten strukturiert werden.

Aus Akten werden nutzbare Dateien

Ein guter Scan allein reicht oft nicht aus. Entscheidend ist, dass die fertigen Dateien später verständlich benannt und sinnvoll abgelegt sind. Deshalb kann die Struktur vor der Verarbeitung gemeinsam abgestimmt werden.

Mögliche Sortierungen sind zum Beispiel:

• nach Ordnern
• nach Projekten
• nach Objekten
• nach Jahren
• nach Dokumentenarten
• nach Themenbereichen
• nach vorhandener Ablage

Dadurch entsteht keine zufällige Sammlung einzelner Scans, sondern eine digitale Ablage, die im Alltag wirklich hilft. Dokumente können schneller gefunden, einfacher gesichert, leichter versendet und langfristig archiviert werden.

PDF/A für dauerhaft lesbare Dokumente

Auf Wunsch speichern wir Ihre Unterlagen auch als PDF/A. Dieses Format eignet sich besonders, wenn Dokumente langfristig archiviert und dauerhaft lesbar bleiben sollen.

Das ist vor allem bei Verwaltungsunterlagen, Archivmaterial, Bauakten, Protokollen, Nachweisen, Verträgen und wichtigen Geschäftsunterlagen sinnvoll.

So läuft die Digitalisierung ab

1. Sie besprechen mit uns, welche Unterlagen digitalisiert werden sollen.
2. Wir prüfen Menge, Format, Zustand und gewünschte Struktur.
3. Ihre Dokumente, Akten oder Pläne werden sorgfältig gescannt.
4. Die Dateien werden im passenden Format ausgegeben.
5. Sie erhalten Ihre Unterlagen sauber strukturiert und nachvollziehbar bereitgestellt.

Bei größeren Mengen, gemischten Aktenbeständen oder umfangreichen Planunterlagen empfehlen wir eine vorherige Abstimmung. So lässt sich klären, welche Auflösung, welches Dateiformat und welche Ablageform für Ihre Unterlagen sinnvoll ist.